Системи підготовки текстів

Для роботи з текстовою інформацією використовуються спеціальні програми – текстові редактори або процесори. До загальних функцій, що можуть бути реалізовані текстовими процесорами, можна віднести такі:

1. Введення тексту в комп’ютер з клавіатури, редагування тексту (заміна, вставка, видалення та ін.).

2. Форматування тексту (зміна шрифтів, їх розміру, стилю, кольору, вирівнювання, інтервали між рядками, літерами, розмір аркушів та ін.).

3. Робота з фрагментом тексту – копіювати, перемістити, пошук.

4. Робота з декількома документами одночасно.

5. Збереження тексту в вигляді окремого файлу або друкування.

Текстові процесори можуть класифікуватись за певними ознаками. До основних з них належать:

• Кількість алфавітів, які можна використовувати;

• Форма подання тексту;

• Спосіб використання, призначення.

MS Word (7,10), середовище створення текстових документів

Текстовий процесор MS Word входить до складу пакету Microsoft Office. При стандартній інсталяції ярлик програми розташований в Головному меню.

Програма має стандартний інтерфейс, але панелі інструментів обираються не користувачем, а мають стандартне розташування на стрічці.

Складові вікна:

1. Рядок заголовка в свою чергу містить: Значок головного меню, панель швидкого доступу, назва активного документу та кнопки керування вікном

2. Поняття меню замінене на перелік вкладок. Залежно від відкритої вкладки на стрічці присутні певні групи команд

При виділенні в документі вбудованого об’єкту (таблиця, малюнок, тощо) в переліку з’явиться додаткова вкладка Робота з об’єктом, що може містити вкладки Макет, Конструктор…

3. Стрічка містить групи команд. В кожній групі присутні у вигляді кнопок команди, що найчастіше використовуються. В нижній частині групи – її назва і кнопка æ, що відкриває діалогове вікно відповідної групи. Розглянемо склад кожної вкладки на стрічці:

4. Робоча область - для перегляду поточного документу. При цьому існує кілька вилів перегляду документу:

• Розмітка сторінки – документ виводиться в тому вигляді, як при друкуванні: видимі поля кожної сторінки, вбудовані компоненти, ефекти форматування.

• Режим читання – для електронного документу, що передбачає читання тільки з екрану.

• Веб-документ – вид документу в середовищі браузера.

• Структура документу використовується для створення документів з складною структурою: розділи, підрозділи, заголовки, тощо.

Перемикання режиму перегляду документу відбувається командами на стрічці (вкладка Вид- група Режими перегляду. Також перемикачи режимів присутні в рядку стану програми.

При створенні документу користувач іноді потребує візуальної оцінки розміру певного фрагменту документу, для цього існують горизонтальна і вертикальна лінійки в робочій області вікна. Також робоча область містить лінійки (верхня, ліва) та прокрутку.

5. Рядок стану програми містить інформацію про стан документу, кнопки переключення режиму перегляду та регульовану шкалу масштабу.

При створенні документу можна набрати його текст на клавіатурі, а потім почати його форматування. Можна ж спочатку визначити формат шрифту, формат абзацу та параметри сторінки. При введенні тексту з клавіатури притримуйтесь таких правил:

• Натискайте клавішу Enter тільки в кінці абзацу;

• Перед знаком зупинки пробіл не ставимо, а ставимо після знаку;

• Щоб символи «пробіл» та «риска» сприймались не переносними, їх введення супроводжуйте натисканням Ctrl + Schift;

• Якщо в тексті зустрічається коротке тире, не ставте біля нього пробіли з обох боків, якщо поставите – отримаєте довге тире;

• Текстовий рядок віртуально поділений на кілька зон, перехід курсору на початок нової зони – клавіша Таб.

Якщо в тексті часто зустрічається певне слово, яке довге, або вимагає перехід на іншу розкладку клавіатури, щоб зекономити час, визначте його набір більш простим сполученням символів в автозаміні.

Щоб зберегти створений документ, треба визначити команду Зберегти або Зберегти як. Якщо текст був збережений в файлі і ми виконували його редагування чи форматування, то за командою Зберегти, документ буде збережено в тому ж файлі. Якщо ми створили первинно документ, то команда Зберегти буде виконуватись аналогічно команді або Зберегти як, ввімкнеться діалогове вікно, в якому користувач визначає місце, тип та ім’я файлу.

Редагування текстового документу

Процедура редагування передбачає внесення змін в сам текст документу: вставка, вилучення символів, заміна, копіювання, переміщення. Основне правило редагування: спочатку виділяємо об’єкт (символ, фрагмент, абзац), а потім визначаємо дію.

Перемістити фрагмент тексту можна шляхом перетягування виділеного фрагменту. Якщо при перетягуванні затиснути клавішу Ctrl, то відбудеться копіювання. Але іноді попереднє місце розташування фрагмента і місце призначення знаходяться на різних аркушах, тож в таких випадках краще використати для цього буфер обміну (команди Вирізати/Копіювати та Вставити).

Якщо в тексті часто зустрічається певне слово, яке довге, або вимагає перехід на іншу розкладку клавіатури, щоб зекономити час, визначте його набір більш простим сполученням символів в автозаміні: Меню Файл – Параметри – Правопис - Автозаміна. В діалоговому вікні визначаємо сполучення символів (треба обрати таке сполучення, яке в реальному тексті не зустрічається, наприклад - !!) та слово, яке повинне з’являтись замість вказаного сполучення символів.

Якщо в тексті треба замінити певне слово або буквосполучення на інше, можна скористатись командою Замінити (вкладка Головна, група Редагування).

Користувач часто робить помилки в тексті. MS Word має вбудований редактор орфографії, який виділяє граматичні помилки в тексті червоною хвилястою лінією, а синтаксичні – зеленою. Якщо відкрити контекстне меню слова з помилкою, в ньому буде присутня команда Орфографія, що ввімкне відповідне діалогове вікно. В ньому ми можемо обрати варіанти вірного написання слів, прочитати коментарі стосовно синтаксичної помилки.

Форматування текстового документу

Форматування текстового документу – зміна зовнішнього вигляду. Окремі частини документу мають своєрідні параметри формату.

Тестовий документ може мати складну структуру, складатись з кількох розділів, підрозділів, містити заголовки розділів, вбудовані об’єкти. В свою чергу документ може складатись з кількох аркушів, розбитих в свою чергу на абзаци. Кожна з цих складових має певні параметри формату. Розглянемо їх.

Сторінки

Параметри сторінки визначають зовнішній вигляд сторінок документу:

• Розмір полів: ліве, праве, нижнє, верхнє;

• Розмір аркуша;

• Орієнтація тексту на аркуші: альбомна, книжкова;

• Розташування сторінок на аркуші: звичайне (1 сторінка на 1 аркуші), 2 сторінки на одному аркуші, сторінки при друкуванні як в брошурі. Якщо використовуємо двосторонній друк документу, в якому внутрішнє поле повинно бути більше зовнішнього з врахуванням місця для прошивки документу, доцільно ввімкнути дзеркальне відображення полів.

Ці параметри сторінок можна визначити командами на стрічці (вкладка Розмітка сторінок – група Параметри сторінок) або в діалоговому вікні Параметри сторінок. Розмір полів можна також змінювати перетягуючи границю поля на лінійках.

При необхідності певного оформлення сторінок, на окремих сторінках є можливість визначити фон та границі (Вкладка Розмітка сторінок).

Перехід на нову сторінку відбувається автоматично, якщо використаний останній рядок. Але іноді на нову сторінку треба здійснити примусовий перехід - Ctrl + Enter.

При створенні документів з великою кількістю сторінок виникає необхідність їх нумерувати. Також іноді є потреба в наявності в документі колонтитулів верхнього чи нижнього. Іх вставка відбувається через відповідні команди на стрічці (вкладка Вставка, група Колонтитули).

Текст на сторінці розділений на абзаци (натискання Enter). Кілька абзаців, що розміщені послідовно і мають спільний формат, утворюють так звані розділи. Отже сторінка може містити кілька розділів.

Абзаци

Абзаци мають такі параметри форматування:

• Вирівнювання: по правому, лівому краю, по центру і по ширині:

• Відступи визначають відстань до поля: правий, лівий, для першого рядка абзацу;

• Інтервали: перед абзацом, після, всередині абзацу.

Також параметром абзацу є його розміщення на сторінці, наприклад, чи розривати абзац при переході на нову сторінку. Всі параметри абзацу можна визначити в діалоговому вікні Абзац, а деякі на стрічці (вкл. Головна – група Абзац). Відступи (лівий, правий) можна визначити перетягуванням нижніх маркерів на горизонтальній лінійці, також верхній маркер визначає відступ для першого рядка абзацу (червоний рядок).

Колонки

Одним з видів розділів є розміщення тексу в кілька колонок. Щоб розмістити фрагмент тексту в кілька колонок, його треба виділити і визначити кількість колонок (вкладка Розмітка сторінки - група Параметри - список Колонки). Параметрами такого розділу є не тільки параметри абзаців, але ще й відстань між колонками. Цю відстань найпростіше змінювати перетягуванням границь колонок на горизонтальній лінійці. Щоб здійснити примусовий перехід тексту в нову колонку треба в списку Розриви (вкладка Розмітка сторінок – група Параметри сторінок) обираємо розрив колонки.

Списки

Абзаци, що утворюють список, можуть бути нумеровані та маркіровані. Щоб кілька абзаців зробити списком, треба їх виділити і натиснути кнопку Маркери або Нумерація (вкладка Головна – група Абзац). Якщо введення абзацу починається з введення числа 1, то після введення тексту і натискання Enter Word перетворить абзац в перший елемент списку і всі поточні абзаци буде нумерувати автоматично. Також перед введенням списку можна натисканням кнопок Маркери або Нумерація визначити режим введення списку. Відмінити цей режим можна натисканням тих самих кнопок.

Списки мають не тільки формат поточного абзацу, а ще додатково свої параметри формату: вигляд маркера чи номера, його розмір, відступ маркера чи номера від поля, відступ від маркера (номера) до тексту. Біля кнопок Маркери або Нумерація є елемент q, що відкриває перелік параметрів списку. Також змінити параметри списку можна виділивши абзаци і визначити зміни в контекстному меню. Маркери на горизонтальній лінійці змінюють своє призначення для списків: верхній визначає положення маркера, а нижній – положення тексту.

Шрифт

В текстовому документі часто виникає необхідність виділити певний фрагмент чи то іншим кольором, чи підкресленням, чи фоном. Зміни з виділеним фрагментом символів визначаються параметрами шрифту. Певні параметри змінюються командами на стрічці (вкладка Головна, група Шрифт) або в діалоговому вікні Шрифт.

Стилі

Стилем називають поєднання кількох параметрів шрифту та абзацу. Колекція стилів, наближених до поточного документу присутня на стрічці в експрес-панелі (вкладка Головна). Клік по певному стилю визначає формат виділеного фрагменту. Але перелік всієї колекції стилів можна переглянути в діалоговому вікні Стилі (Вкладка Головна, група Стилі). В цьому вікні в нижній частині присутні 3 кнопки: створення стилю, інспектор стилю, управління стилями. Розглянемо процедуру створення власного стилю:

• Кнопка Створити стиль в діалоговому вікні Стилі (Вкладка Головна, група Стилі);

• В діалоговому вікні Створення стилю будуть перелічені параметри поточного абзацу. Треба визначити нові параметри стильового оформлення. Ім’я власного стилю визначає користувач на свій розсуд. Параметр Стиль обираємо зі списку. Важливо визначити параметр Стилі абзацу, списку заголовка, чи іншої складової визначаємо, також на основі якого стилю створюємо новий стиль.

• Новий стиль стане доступним в експрес-панелі стилів з запропонованим користувачем іменем.

• Шоб видалити стиль з колекції стилів, в вікні Стилі в контексному меню команда Видалити.

• Щоб змінити парамерти певного стилю, в контексному меню стилю команда Змінити. В Вікні Створення стилю змінити параметр.

• В вікні Створення стилю присутні інструменти для визначення кількож параметрів шрифту та абзацу. Якщо їх не достатньо, внизу кнопка Формат відкриє вікно форматування обраного компоненту.

Шаблони

Для створення певних стандартних документів, що використовуються в більшості закладів, на підприємствах, розроблені шаблони цих документів. Шаблон документу вже містить основні складові з визначеним форматом оформлення. Достатньо замість абстрактної інформації ввести конкретну і не витрачати час на оформлення. Щоб скористатись колекцією шаблонів, що містить пакет Офіс, треба визначити команду Створити (вкладка Файл) та серед зразків шаблонів обрати потрібний. Можна скористатись посиланням на сайт Office.com, на якому зразки шаблонів оновлюються. Оформлення в шаблоні можна змінити на власний смак.

Графіка в MS Word

На вкладці Вставка на стрічці присутні назви об’єктів, що можна вставити в текстовий документ. Особливої уваги потребують прийоми роботи з ілюстраціями:

• Рисунок з файлу - відкриває файлову систему комп’ютера та в кожній відкритій папці виводе тільки перелік файлів з графічними форматами. Якщо в файлі присутня інша інформація крім рисунку, вона ігнорується при вставці;

• Картинка – здійснює пошук об’єктів мультимедіа на ПК. В діалоговому вікні треба визначити тему малюнків: тварини, будівлі, люди, тощо (на російській), в списку об’єктів пошуку в списку визначити ілюстрацію, світлину, тощо. Натиснувши кнопку Почати, отримаємо в робочій області зразки. Клік по обраному вразку вставляє його в документ;

• Фігури – колекція примітивів, з яких можна скласти певний ескіз. Обраний примітив вставляємо в документ показником миші розтягуючи його з точки.при цьому на стрічці автоматично з’явиться вкладка Засоби малювання – формат, за допомогою якої модна змінювати параметри поточної фігури та вставляти нові;

• SmartArt – автоматизує процес створення різного виду схем. В діалоговому вікні треба обрати зразок, при цьому автоматично з`явиться вкладка Робота з малюнками SmartArt (конструктор, формат) що пропонує інструменти для створення схеми;

• Діаграма – візуальне відтворення числових даних;

• Підпис – текст біля малюнка;

• WordArt - створення фігурних заголовків. Після вибору стилю з запропонованих, виникає на стрічці вкладка Засоби малювання – формат, за допомогою якої модна змінювати параметри поточної фігури та вставляти нові;

• Буквиця – перші символи абзацу можна збільшити на кілька рядків;

• Вставка формул в документ;

• Вставка символів, що не містить клавіатура.

Більшість з цих об’єктів мають спільні властивості, але є властивості, притаманні тільки конкретному об’єкту. Виділяючи вбудований в текстовий документ об’єкт, спостерігаємо 8 маркерів по прямокутній рамці навколо об’єкта, перетягуючи їх відбудеться зміна відповідного розміру об’єкту. Також певні фігури мають ще зелений маркер – для обертання навколо осі, кілька жовтих маркерів – для зміни форми об’єкту.

Визначити властивості об’єкту можна на вкладці Робота з об’єктом - Формат, що виникає після його виділення.

Всі вбудовані об’єкти мають певний режим обтікання текстом, що обирається із списку Обтікання (вкладка Робота з малюнком – Формат). Режим В тексті передбачає розташування об’єкта після певного символу. В цьому випадку малюнок буде присутнім в тексті як символ, тільки більшого розміру. Доцільно його використовувати для вставки в текст невеличкого малюнка, на зразок значка чи формули. Інші режими обтікання передбачають зв'язок об’єкта з поточним абзацом або полями документу. Якщо через контекстне меню об’єкту відкрити вікно Розмір і положення, можна змінити вид обтікання, зв’язки з абзацом чи полем, відстані до них.

Робота з таблицями в середовищі Word

Створення

На вкладці Вставка серед компонентів обираємо вставку таблиці. В випадаючому меню пропонується кілька режимів вставки таблиці.

Перший з низ – показником миші на сітці виділити певну кількість рядків і стовпчиків. Цей прийом зручно використовувати для створення невеликих таблиць (10х8), вбудованих в текст.

Для таблиць з більшою кількістю рядків чи стовпців застосуємо команду Вставить таблицю, при цьому в діалозі визначаємо кількість рядків і стовпчиків.

Режим Намалювати таблицю пропонує інструмент – олівець, що малює тільки границі створюваної таблиці.

Режим Таблиця MS Excel підключає додаток MS Excel для створення таблиці.

Режим експрес-таблиці пропонує вибрати таблицю з запропонованих зразків, внести в неї свої дані.

Після вставки таблиці на стрічці з’явиться вкладка Робота з таблицями (Конструктор і Макет), що містять групи інструментів для створення і оформлення таблиці.

Всі клітини таблиці після створення мають однаковий розмір та формат даних, що визначається форматом абзацу, в якому вставлялась таблиця. Отже треба визначити певні параметри самої таблиці та форматувати вміст клітин.

Розрахунки в таблицях Word

Таблиці в текстовому документі, як правило, не пристосовані для проведення розрахунків, хоча є така можливість.

Посилання на комірки таблиці будуються аналогічно як в Microsoft Excel, але в Word назви стовпчиків та рядків треба визначати самостійно підраховуючи номер рядка (1, 2, 3…) та стовпчика (А, В, С…). Адреса клітини утворюється з назви стовпчика та номера рядка, наприклад, С44, А5. Щоб в клітину ввести результат обчислення даних інших клітин, в неї вставляють відповідну формулу:

• Курсор в клітині для результату;

• Команда Формула (вкладка Робота з таблицями – Макет – група Дані);

• В діалоговому вікні вводимо формулу з посиланнями на інші клітини, з даними яких треба виконати розрахунки. Введення формули починається зі знаку =.

Певні розрахунки виконуються з використанням стандартних функцій, вбудованих в MS Word.

Стандартні функції:

AVERAGE(аргумент) – повертає середнє значення з визначеного списку;

COUNT( ) - повертає кількість елементів з визначеного списку;

MIN( ) - повертає найменше значення з визначеного списку;

MAX( ) - повертає найбільше значення з визначеного списку;

PRODUCT( ) – повертає добуток значень з визначеного списку;

SUM( ) – повертає суму значень з визначеного списку

Аргумент може визначатись як список словами

ABOVE - дані в поточному стовпчику вище

LEFT – дані в поточному рядку лівіше

RIGHT – дані в поточному рядку правіше

або списком посилань на комірки на зразок =SUM(a1;b4)

або діапазоном клітин =AVERAGE (a1:b4).

Робота зі структурою документу. Створення змісту документу

При створення текстового документу зі складною структурою, що складається з кількох розділів, виникає необхідність створення змісту документу. В зміст виносяться заголовки розділів їх сторінки.

В MS Word є можливість створювати та редагувати зміст документу автоматично.

Але перш ніж визначити команду створення змісту, треба переглянути структуру документу, щоб пересвідчитись, що всі заголовки сприймаються як заголовки, а не просто певним чином оформленні абзаци. Переглядаючи документ в режимі Структура, всі вбудовані компоненти не видимі, також всі вирівнювання абзаців також відсутні. Біля кожного абзацу з лівого боку стоїть позначка – кружечок пустий або зі знаком +. Позначка з + свідчить, що абзац є заголовком, пустий кружечок – звичайний текст. Щоб змінити заголовок на звичайний текст і навпаки на стрічці є команди Понизити, Підвищити рівень.

Закривши режим Структури, перевірте, чи зовні оформлення залишилось згідно вимог. Перед створенням змісту також треба вставити нумерацію сторінок.

Зміст документу присутній на першій або останній сторінці документу, відділіть її. Створення змісту: вкладка Посилання (Ссылки), група Зміст (Оглавление).

Якщо в документ вносились зміни, що змінило відповідність заголовків і сторінок, треба виконати команду Оновити таблицю (вкладка Посилання, група Зміст).