Основні поняття про бази даних та СУБД

Бази даних, їх класифікація

Базою даних є систематизоване та централізоване сховище інформації певної предметної області, до якої мають доступ різні користувачі.

Класифікація БД:

За вмістом БД класифікують на документальні та фактографічні. Деякі об’єкти БД не мають комп’ютерної форми подання, то ж БД зберігає відомості про ці об’єкти.Така БД є фактографічною. Наприклад, відомості про тварин містять не самих тварин, а інформацію про них. Документальною є БД, яка містить сам об’єкт в комп’ютерній формі подання: фото, музика, поезія, тощо.

За системою доступу до конкретної інформації БД класифікують на ієрархічні, мережні та реляційні.

Прикладом ієрархічної БД може бути диск, на якому користувач зберігає власну інформацію. Щоб дістатись до файлу, треба відкрити певну послідовність папок – пройти більш високі рівні систематизації інформації.

Прикладом мережної БД може бути БД будь-якого банку про вклади клієнтів. Дістати гроші з рахунку клієнт може з будь-якого банкомату, тому що зв’язки між інформаційними вузлами можуть бути прямими.

Реляційні бази даних мають вигляд таблиць, в яких інформація впорядкована по стовпчикам (полям) та рядкам (записам).

Основні етапи розробки БД.

Етапи створення БД.

• визначення мети створення бази даних;

• визначення таблиць, їх структури, які повинна містити база даних;

• визначення зв’язків між таблицями;

• завантаження даних;

• створення інших об’єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;

Користувачі базою даних та їх функції

Користувачі. З групи користувачів, які частково перекриваються:

Перша група - прикладні програмісти, які відповідають за ниписання прикладних програм, які використовують базу даних. Для цієї мети використовуються мови високого рівня 4-го покоління, такі як COBOL, C++, Java. Прикладні програми одержують доступ до бази даних через видачу відповідного запиту до СКБД (зазвичай, це деякий SQL-оператор). Подібні програми можуть бути простими пакетними додатками або ж інтерактивними додатками, які передбачені для підтримки роботи кінцевих користувачів (безпосередній оперативний доступ до бази даних)

Друга група - кінцеві користувачі, які працюють з системою баз данихбезпосередньо через робочу станцію або термінал. Кінцевий користувач може одержати доступ до бази даних, застосовуючи інтерактивний додаток, інтегрований у програмне забезпечення СКБД. Більшість СКБД містить принаймні один такий вбудований додаток, а саме - процесор мови запитів, який дозволяє користувачеві у діалоговому вікні вводити запити до бази даних (їх часто називають командами або операторами, наприклад SELECT, INSERT).

Третя група - адміністратор баз даних - професійний спеціаліст в області інформаційних технологій, який відповідає за створення баз даних і організацію технічного контролю, відповідальність за швидкодію системи та її технічне обслуговування.

Основні об’єкти реляційної бази даних Access.

Об’єктами БД є:

Таблиці – основне місце накопичення та зберігання інформації;

Форма забезпечує зручний для користувача інтерфейс під час уведення, переглядання чи редагування даних у базі даних. Форма створюється на основі однієї або кількох таблиць (запитів) і містить вибрані користувачем поля з цих таблиць;

Запити містить також відібрану з таблиць інформацію, але в запит відбираються не тільки потрібні поля з таблиць, а ще і записи, що відповідають певним критеріям, як це здійснюється під час фільтрування. Також запити використовуються для створення нових полів, отриманих як результат розрахунків з даними таблиць;

Звіт — відібрана з інших складових інформація та оформлена як кінцевий, звітний документ. Створюється з подальшою метою – друкування. Звіт може містити крім відібраної інформації заголовки, угрупування інформації, проміжні підсумки;

Макроси та модулі — засоби автоматизації завдань;

По суті, форми, запити і звіти – це теж таблиці, в які за певними вимогами відібрана інформація з первинного джерела – таблиць. Отже, основним об’єктом БД є таблиця, яка складається з полів та записів.

СУБД, основні функції

Реляційною базою даних можна вважати електронну таблицю, адже середовище дає змогу організовувати відбір потрібної інформації. Але базу баних складної структури неможливо створити в середовищі MS Excel. Для цього використовуються додатки спеціального призначення.

СУБД – це комп’ютерна програма, що дає змогу описувати дані у вигляді об’єктів і зв'язків, маніпулювати ними, і має зручні засоби спілкування з даними.

Основні функції СУБД – створення зручного інтерфейсу для вирішення основних задач використання БД:

- створення та редагування бази даних, її структури;

- вибір, пошук інформації за певними критеріями;

- захист цілісності даних

Середовище MS Access

Середовище MS Access має стандартний інтерфейс Офіс 10 (7):

• Рядок заголовка;

• Стрічка з вкладками. Антивна вкладка містить інструменти, корисні для виконання певної операції з БД. При визначенні певної операції з БД MS Access сам вмикає певну вкладку;

• Робоча область;

• Рядок стану програми.

Докладніше розглянемо складові робочої області та правила їх використання.

Для роботи з БД робоча область вікна складається з 2-х частин: область навігації, область перегляду вмісту обраної складової БД. Область навігації використовується для вибору певної складової поточної БД. В області перегляду вмісту складової може бути відкрито обночасно кілька складових. При цьому вони можуть упорядковуватись у вигляді окремих перекриваючих вікон, або у вигляді вкладок відкритих складових. Змінити режим перегляду: вкладка Файл – Параметри - Поточна БД - Параметри вікна документа – прапорець Вкладки або Перекриваючі вікна. Для кожної складової існує можливість переглядати її вміст, або її структуру (режим Конструктор).

Під структурою складової мають на увазі назви полів складової, тип даних в полях, яке з полів є ключовим. Для запитів в структурі присутня ще й умова відбору записів.

Для перегляду, створення та редагування зв’язків між таблицями використовується ще такий компонент, як Схема даних (вкладка Робота з БД, група Відношення).

Таблиці в MS Access

Складові таблиці в БД

Таблиці – основне місце накопичення та зберігання інформації, вона складається з полів та записів.

Стовпчики в БД називаються полями. Поле зберігає однотипну інформацію про об’єкти, описані в БД, наприклад, дата, вага, посада, тощо. Характеризується параметрами: ім’я поля, формат даних, тип оформлення. Одне з полів ще має характеристику – ключове.

Рядки в БД називаються записами. Запис — сукупність логічно зв’язаних записів з різних полів, які характеризують властивості об’єкта або класу об’єктів.

Таблиця містить дані про певну область, наприклад дані про працівників або товари. Кожен запис у таблиці містить дані про один елемент, наприклад про певного працівника.

Типи даних полей.

1. Лічильник – номер запису (код) в таблиці. Генерується автоматично.

2. Текстовий – мітить до 255 символів, включаючи літери, цифри, пропуски.

3. МЕМО - використовується для збереження тексту великого обсягу (від 255 до 64000 символів.

4. Числовий – для збереження числових значень.

5. Дата/час – для збереження значень у вигляді дати і часу. З полями такого типу можна виконувати розрахунки – сумувати дати, додавати до дати числа. Бд обробляє дати від 100-го року до 9999.

6. Грошовий – використовується для введення даних із грошовими одиницями.

Ключове поле таблиці.

Первинний ключ таблиці складається з одного або кількох полів, які визначають унікальним чином кожен рядок, який зберігається в таблиці. Часто первинним ключем є унікальний ідентифікаційний номер, наприклад номер ідентифікатора, серійний номер або код.

Поле, яке найкраще підходить для первинного ключа, має кілька характеристик:

• По-перше, значення поля унікальним чином ідентифікує кожний рядок.

• По-друге, воно ніколи не буває пустим або нульовим — завжди містить значення.

• По-третє, поле рідко (найкраще — ніколи) змінюється.

У програмі Access поля первинних ключів використовуються для швидкого зведення даних із кількох таблиць.

Для таблиці завжди потрібно вказувати первинний ключ. У програмі Access автоматично створюється індекс первинного ключа, який допомагає прискорити виконання запитів та інших операцій. Також у програмі Access кожен запис має в полі первинного ключа значення, яке є унікальним.

Під час створення нової таблиці в поданні таблиці програмою Access автоматично створюється первинний ключ, якому призначається ім’я поля типу даних «Ідентифікатор» і «Автонумерація». За промовчанням у поданні таблиці поле приховано, але його можна побачити, якщо перейти до подання конструктора.

Основні дії з таблицями: створення, редагування.

Створення таблиць БД може відбуватись за допомогою таких засобів:

• Режим таблиця – з’явиться таблиця, що містить вже 1 поле – Код та можливість додавати нові поля, для яких визначаємо тип даних та назви полів і зразу ж вводимо дані.

• За допомогою конструктора – дозволяє описати структуру таблиці, потім відкривши її, ввести дані.

Також можна здійснювати імпорт таблиць – можна використати або перемістити існуючі таблиці іншої БД.

Універсальний спосіб створення таблиць – режим Конструктора. В ньому процес створення складається з 2-х етапів:

- Описуємо в окремому вікні структуру таблиці (назви полів, тип даних в полях, ключове поле). Закриваємо вікно конструктора таблиць, при цьому в діалозі визначаємо ім’я таблиці;

- Відкриваємо пусту таблицю та вводимо в неї записи (введення по рядкам, або по стовпчикам, але починаючи з ключового поля).

Режим таблиці використовується для перегляду вмісту таблиці або для додавання нових або редагування вже існуючих записів. Для додавання нових даних потрібно просто ввести їх у поля робочої таблиці, в останній порожній запис. Коли користувач розпочне введення даних в останній запис, то під ним з'явиться новий порожній запис.

Відкриваючи таблицю в режимі конструктор можемо редагувати структуру таблиці.

Введення текстової та числової інформації нічим не відрізняється від аналогічних операцій в текстових редакторах та електронних таблицях.

Зміни при форматуванні таблиці встановлюються відразу для цілої таблиці (в тому числі для назв полів), тобто неможливо змінити параметри для однієї окремо взятої комірки або поля.

Впорядкування записів та їх фільтрація в таблиці

Біля назви поля в відкритій таблиці знаходиться символ ▼ - натискання на який відкриває список операцій з даними поля – впорядкування або фільтрація даних.

Сортування записів може відбуватися в напрямку зростання чи зменшення значень. При цьому впорядковуються не тільки записи даного поля, а записи всієї таблиці.

Фільтрація дозволяє виводити для перегляду тільки записи, що відповідають певній умові. Умовою фільтрації може бути значення одного або кількох записів поля. При цьому в списку операцій з записами в полі треба поставити прапорці біля цих записів. Наприклад, в таблиці Студенти вивести список тільки тих студентів, що навчаються в групах В-1-14 і К-1-14.

Якщо умовою відбору є співвідношення значення поля з певною величиною, в списку визначити пункт Фільтр дат (числовий чи текстовій), а далі в діалозі визначити умову відбору. Наприклад, відібрати студентів 1998 року народження.

Створюючи розширений фільтр, визначаємо в додатковому вікні поля, за якими вказуємо умову відбору записів. На малюнку приведене вікно структури розширеного фільтру, що визначає умову відбору записів студентів, що навчаються в групі В-1-14 і народилися до 1.1.1999. Визначивши всі параметри фільтрації, натиснути кнопку Застосувати фільтр.

Зв’язки між таблицями в базі даних, їх створення

Таблиці, що входять до складу однієї БД повинні мати зв’язки між собою. Як правило, зв’язок створюється на основі співпадіння даних в окремих полях різних таблиць. Наприклад, таблиця Студенти в полі Група повинна містити назви тільки тих груп, які описані в таблиці Групи в полі Група. То ж на основі однакових даних в цих полях можна створити зв’язки між таблицями.

Зв'язок утворюється сам, якщо при створенні таблиці дані в певне поле підставляються з другої таблиці. Інакше цей зв'язок треба створити. Для цього:

• Відкрийте схему даних (вкладка Робота з БД, кнопка в стрічці), за допомогою вікна Добавити таблиці ввести в схему таблиці Студенти та Групи;

• Вікно Добавити таблиці закрить;

• Поле однієї таблиці перетягти показником миші на поле іншої (що містять спільні дані);

• На випадок не точного перетягування виникає діалог, в якому уточніть та підтвердіть створення зв’язка та його збереження.

Створення обчислювального поля в таблиці

Щоб в таблицю додати обчислювальне поле, виконуємо дії:

• В відкритій таблиці клацнути саме праве поле для додавання, в списку обрати пункт Обчислювальне поле та його тип;

• В побудовнику ввести формулу, натиснути ok;

• Визначити назву нового поля.

Форми в базі даних, їх види та створення

Форма – складова, що дозволяє в зручній формі вводити записи в БД, переглядати записи по одному або в вигляді таблиці. В форму можна відібрати не всі поля таблиці, а тільки ті, що потрібні для певного випадку, відібрати поля з різних таблиць. Форми дають можливість користувачам вводити дані у таблиці бази даних без безпосереднього доступу до самих таблиць, а також виводити або переглядати результати не в вигляді таблиць, а у вигляді гарно оформлених форм. Крім полів, форма може мати й інші об’єкти : малюнки, текстові надписи, діаграми, тощо.

У СУБД Access 2007(10) виділяють декілька видів форм:

• Звичайна (стовпцеві або одна форма) – форма, у якій поля розміщуються у кілька стовпців з підписами полів зліва від поля. На екран виводяться дані з одного запису.

• Таблиця (таблиця даних) – форма аналогічна об’єкту бази даних таблиця з тією тільки відмінністю, що до форми можна включати не всі поля таблиці, а також можна створювати поля, у яких виконувати обчислення на основі даних з інших полів. Графічні дані у формі цього виду не відображаються. На екран виводяться дані з кількох записів.

• Кілька елементів (таблична) – поля в цій формі розміщуються у вигляді таблиці, однак, на відміну від попереднього виду, ця форма має заголовок, у який, як і в основне поле, можна помістити текстові та графічні об’єкти, елементи керування. На екран виводяться дані з кількох записів.

• За шириною – форма, у якій поля, як і в звичайній формі, розміщені в стовпчик, тільки підписи полів розміщуються над полем. На екран виводяться дані з одного запису;

• Розділена форма – форма, що містить і звичайну форму, і таблицю. Переглядати і редагувати дані можна і в формі, і в таблиці.

• Форма, що містить таблицю, - а також містить два об’єкти – форму і таблицю, однак, на відміну від попереднього виду, таблиця може не повторювати дані форми, а бути підрядною.

• Кнопкова (модальна) форма – форма, що не містить даних, а містить елементи керування для виконання певних дій або ініціалізації виконання макросів.

Як і таблиці, форми можуть бути відкриті в різних поданнях:

• Режим форми – для перегляду, введення та редагування вмісту;

• Конструктор – для перегляду та редагування структури;

• Режим макету (розмітки) – редагування і вмісту і частково структури.

Для переходу з одного режиму до іншого використовується список кнопки Режим подання вкладки Основне або кнопками в лівому краю рядка стану - .

Для створення нової форми потрібно на стрічці (вкладка Створити) обрати спосіб та вид форми: .

- автоматично буде створена звичайнаформа для виділеної в області навігації таблиці (звіта). Якщо в БД є ще таблиця, що містить з виділеню повязані поля, її вміст буде в нижній частині як підрядна до поточної. Використовується для введення даних та перегляду.

- пропонує самостійно на формі розташувати і визнавити поля та інші елементи, визначити їх властивості та місце розташування, дизайн, тощо.

- дозволяє в діалозі створити просту або налаштовану форму.

• При цьому користувач повинен визначити, які поля та з яких таблиць треба вибрати:

• Вид подання визначає, записи якої таблиці будуть основним джерелом інформації. Записи інших таблиць бубуть доповнювати записи джерела, або утворювати підрядну форму;

• Вид підрядної форми;

• Назва форми.

- відкриває список додаткових видів форм.Також цей список включає створення зведеної таблиці та діаграми.

Запити в MS Access

Запити в БД, їх призначення та види

Запити містить також відібрану з таблиць інформацію, але в запит відбираються не тільки потрібні поля з таблиць, а ще і записи, що відповідають певним критеріям, як це здійснюється під час фільтрування. Також запити використовуються для створення нових полів, отриманих як результат розрахунків з даними таблиць;

Основні операціі, які здійснює користувач з використанням запитів, є:

• Створення нових таблиць шляхом відбору інформації за певними правилами з уже існуючих;

• Обчислення узагальнених даних (суми, максимального чи мінімального значення тощо) для заданих полів;

• Створення значень нових полів шляхом обчислень, використовуючи дані з різних таблиць або запитів;

• Внесення змін в уже існуючі таблиці (оновлення даних, вставлення і видалення записів тощо).

Залежно від призначення запитів їх поділяють на види:

• Запити на вибірку даних;

• Перехресні запити;

• Запити на внесення змін;

• Запити с параметрами;

• Підсумкові запити.

Створення запиту на вибірку в режимі Конструктор

Запити на вибірку містять відібрану з таблиць інформацію, але в запит, на відміну від форм відбираються не тільки потрібні поля з таблиць, а ще і записи, що відповідають певним критеріям, як це здійснюється під час фільтрування. Також запити на вибірку також використовуються для створення нових полів, отриманих як результат розрахунків з даними таблиць;

Запит створюємо за допомогою майстра або конструктора запитів.

При створенні запиту в режимі Конструктор спочатку з’явиться 2 діалогових вікна: в нижньому описуємо структуру запиту, а верхнє – тимчасове, пропонуватиме визначити таблиці, з яких буде відбиратись інформація в запит. Структура відібраних таблиць буде з’являтьсь в верхній частині вікна структури запиту. Нижня частина вікна має вигляд таблиці, в якій треба в кожному рядку визначити структуру запиту:

• Назви полів, що повинні бути присутні в звіті. Їх можна перетягти з таблиць, або відкрити в списку;

• Назва таблиці, з якої взяте поле, з’явиться автоматично.

• ознака сортування обирається зі списку, або не визначається.

• Умова відбору записів – це логічний вираз. Для полів різного типу існують окремі логічні операції.

- Умовою відбору в текстовому полі може бути фрагмент тексту, який повинні містити записи.

- Якщо поле числове, умовою відбору може бути вказівка порівняння значень поля з вказаним значення, наприклад >=18 – відібрати записи, значення яких не меньше 18.

- Порівняння на знак відношення (>, <, >=, <=,<>,=) можна визначати в умові відбору і для полів типу Дата/час. Наприклад, логічний вираз <1.1.1998 буде означати відбір записів про студентів, що народились до вказаної дати.

• Виводити поле на екран чи ні визначається прапорцем. Іноді поле можна використати тільки для відбору даних по ньому, а саме значення поля не визначається. В цьому випадку треба прибрати прапорець.

Створення розрахункового поля в запиті

Для створенням запиту, що містить нове поле, в якому присутні результати розрахунків по даним інших полів скористаємось Конструктором запитів:

• Додаємо в верхню частину конструктора таблиці, з полів якої будуємо запит;

• В нижній частині вікна описуємо структуру запиту: поля, що повинен містити запит;

• Для нового поля в рядку Поле вводимо запис згідно формату: Назва:вираз.

Назва – назва нового поля. Вираз містить операції (+, -, /, *) і операнди. Операндами може бути константа або посилання на дані певного поля. При цьому в посиланні спочатку визначається назва таблиці, а потім назва поля, наприклад: :[екзамени]![Математика]

Наприклад, на основі оцінок з 4-ох предметів треба знайти середній бал, в нове поле вводимо запис:

Середній:([екзамени]![Математика]+[екзамени]![Інформатика]+[екзамени]![Історія України] + [екзамени]![Українська мова])/4

Для побудови виразу можна скористатись Побудовником виразів

При його використанні введення складових виразу полегшується їх вибором зі списків, а не ручним введенням.

Створення підсумкового рядка в запиті

Щоб внизу поля в запиті були підведені підсумкові розрахунки (сума, середнє, мінімальне, тощо), скористаємость режимом Конструктор:

• Додаємо в верхню частину конструктора таблиці, з полів якої будуємо запит;

• В нижній частині вікна описуємо структуру запиту: поля, що повинен містити запит;

• Відкрити запит в режимі Таблиця;

• На вкладці Головна в групі Записи обираємо елемент Підсумки (ИТОГИ);

• В нижній частині таблиці зявиться рядок Підсумки:

• Клів в цьому рядку в певному стовпчику відкрие список підсумкових функцій.

Запит з параметром

Запит з параметром дозволяє визначати умову відбору записів в певному полі не в самому запиті, а на етапі відкиття запиту. Напиклад, можна використати один і той же запит на перегляд списків студентів і їх характеристики певної групи за бажанням користувача. В цьому випадку замість умови відбору (створення запиту в режимі Конструктор) треба ввести в квадратних дужках тест діалогу. Наприклад, для поля Група умовою відбору визначаємо текст [Група?]. Тоді відкриваючи запит, виникатиме діалогове вікно, в якому користувач визначатиме назву групи, дані якої треба відкрити.

Перехресний запит

Перехресний запит створюється на основі існуючої таблиці або запита. В перехресному запиті назви рядків будуть значеннями певного поля таблиці-джерела, назви стовпчиків також беруться як значення визначеного поля з таблиці-джерела. Внутрішня частина перехресного запиту – результат обчислень поля з джерела. Тобто, в перехресному запиті маємо угруповування значень таблиці по двом критеріям та проміжні підсумки по кодному виду угруповування. Наприклад, маємо запит, що містить результати сесії студентів і складається з полів: Група, ПІП, Середнє. Треба визначити кількість кожного виду балів в кожній групі.

• Розглянемо процес створення перехресного запиту в режимі Майстра (Вкладка Створити, група Запити, елемент Майзтер запитів);

• В діалозі визначаємо вид створюваного запиту – перехресний, далі визначаємо, який компонент БД буде джерелом для запиту;

• Далі послідовно визначаємо, які поля з джерела будуть використовуватись як заголовки рядків і стовпчиків перехресного запиту;

• І наостанок, визначаємо поле для підсумків всередині перехресного запиту та функцію його обробки.

• Результат буде мати вигляд:

Звіти в базі даних, їх створення

Звіт - це гнучкий та ефективний спосіб для організації даних БД при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, в якому це потрібно.

Більшість відомостей у звіті береться з базових таблиць або запитів, які є джерелом даних для звіту. Інші відомості вводяться при розробці звіту. Звіт, який базується на певному джерелі даних, називається зв'язаним. Якщо джерела даних для звіту не існує, звіт називається вільним.

Способи створення звітів

У MS Access існують засоби автоматичного, автоматизованого та ручного проектування звітів. На стрічці (вкладка Створити) пропонуються команди - Простий звіт, Конструктор звітів, Пустий звіт, Майстер звітів.

Засіб автоматичного проектування звітів - Простий звіт, або Автозвіт можна створити на базі лише одного джерела даних (таблиця, запит, форма виділена в області навігації).

Засобом автоматизованого створення звітів є майстер звітів. Майстер звітів в діалозі пропонує визначити певні параметри звіту: вибір базових таблиць (запитів), вибір необхідних полів, вибір полів групування, вибір методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення тощо. За допомогою цього способу звіт можна створити на базі декількох таблиць або запитів.

Для створення звіту можна скористатись командою Створення звіту в режимі конструктор. При цьому на стрічці пропонуються інструменти для визначення складових звіту та їх властивостей.

Переваги Конструктора: користувач має можливість з самого початку конструювати звіт так, як йому потрібно, коригуючи його в процесі розробки. Звіти (як і таблиці та запити) зберігаються в БД під заданими іменами.

Для оформлення звіту можна підключити MS Word, або незначні перетворення визначити в режимі Конструктор.

Структура звіту:

• Верхній колонтитул звіту, у якому розміщено назву звіту. Він може містити графічні об’єкти (логотип, емблема, ілюстрація тощо), поточні дату та час, елементи керування та ін. верхній колонтитул звіту розміщується тільки на початку звіту перед колонтитулом сторінки і більше не повторюється;

• Верхній колонтитул сторінки, у якому розміщено заголовки стовпців звіту. Цей об’єкт повторюється у верхній частині кожної наступної сторінки звіту аналогічно до колонтитулів сторінки Word 2007;

• Верхній колонтитул групи, у якому розміщено назву групи об'єктів. Розміщується перед початком даних кожної групи. Може містити елементи керування для узагальнення даних для відповідної групи об'єктів;

• Відомості – у цій частині розміщено дані про кожний об’єкт відповідно до полів, що були включені до звіту;

• Нижній колонтитул звіту, що розміщується на останній сторінці звіту після всіх даних звіту і використовується для виведення узагальнення даних (кількість, сума, найбільший або найменший за значенням об’єкт групи тощо) ;

• Ніжній колонтитул сторінки, що розміщується внизу кожної сторінки звіту, містить дані про номер поточної сторінки звіту та загальну кількість сторінок звіту, поточні дату і час та інші службові дані.

Редагування та форматування звітів

Для редагування звітів потрібно використати один з двох видів подання - Режим розмічування або Конструктор. У цьому режимі звіт являє собою таблицю з відповідними стовпцями, рядками і клітинами. Наприклад, недоліки з неправильнім розміщенням можна усунути переміщенням між клітинами, для змінення назви стовпця необхідно двічі клацнути на відповідній клітинці та відредагувати текст, так само можна додати назви стовпців.

Але виведення найменувань в такий спосіб не зручно, тому використовуємо змінення в поданні Конструктор. Для відкриття звіту в поданні Конструктор слід виконати Основне → Подання → Вигляд → Конструктор.

Під час редагування колонтитула звіту можна доповнити його додатковими написами або малюнками. Для вставлення напису з текстом як підзаголовка звіту необхідно виконати такі дії:

1. Збільшити розміри поля верхнього колонтитула звіту шляхом перетягування його нижньої межі.

2. Виконати Знаряддя конструктора звітів → Конструктор → Елементи керування → Напис.

3. Вибрати в полі верхнього колонтитула звіту місце розміщення напису.

4. Увести текст.

5. Переглянути отриманий результат у Поданні звіту.

Додати графічний об’єкт до верхнього колонтитула звіту можна кількома засобами, використовуючи різні елементи керування однойменної вкладки: Логотип, Зображення, Вільна рамка об’єкта, Приєднана рамка об’єкта. Так до додавання графічного об’єкта з використанням елемента керування Логотип слід:

1. Вибрати кнопку Логотип.

2. Вибрати у вікні Вставлення зображення файл малюнка, що буде вставлено до верхнього колонтитула звіту, та натиснути кнопку Ок.

3. Розмістити вставлене зображення в потрібному місці, використовуючи перетягування самого малюнка і написів заголовка та під заголовка або їх меж.

4. Переглянути отриманий результат в режимі Подання звіту.

Можна також відокремити заголовок – тобто верхній колонтитул звіту від інших об'єктів звіту горизонтальною лінією. Для цього необхідно вибрати кнопку Лінія і намалювати лінію внизу верхнього колонтитула звіту. Колір, тип та товщину ліній можна встановити відповідними елементами керування групи Елементи керування. Встановлення текстових і графічних об'єктів відбувається за аналогічною схемою.

Для введення формул, що підраховують певні значення, використовуються елементи керування, які називають текстові поля. Для цього слід відкрити звіт у поданні Конструктор, видалити з нижнього колонтитула групи вказаний об’єкт і виконати таку послідовність дій:

1. Виконати Знаряддя конструктора звітів → Конструктор → Елементи керування → Текстове поле.

2. Вибрати на полі нижнього колонтитула місце для текстового поля.

3. Установити шляхом перетягування меж довжину і ширину лівої та правої частин текстового поля.

4. Увести в ліву частину текстового поля текст.

5. Увести в праву частину поля вираз =Кількість([Назва]).

6. Від форматувати за потреби тексти відповідно стилю оформлення звіту.

7. Переглянути отриманий результат у режимі Подання звіту.

Відповідно до введеного виразу буде здійснено підрахунок кількості об'єктів у стовпці .у цьому самому колонтитулі можна замінити підпис даних узагальнення із Сума, запропонованого програмою автоматично.

Форматування звітів, як правило здійснюється в Режимі розмічування. Для цього використовуються елементи керування вкладок Формат, Упорядкування та Параметри сторінки тимчасової вкладки Знаряддя для макетів звітів. Операції з використанням цих інструментів аналогічні описаним раніше.

Зберігаються звіти автоматично під час створення. Після редагування звітів їх можна зберегти стандартним способом збереження об'єктів СУБД Access 2007 зміни, які вносять в поля таблиць або в запити, на основі яких створено звіти, автоматично враховуються під час відкриття звітів.